Szczegółowa funkcjonalność systemu
Rezerwacja i meldowanie Gości
System hotelowy posiada wiele funkcji, w tym prekonfigurowanych i automatycznych, pozwalających na zaawansowaną optymalizację meldowania gości i grup. Zwiększeniu zysków hotelu poprzez m.in. algorytmy Upsales towarzyszy minimalizacja kosztów, o co dbają z kolei algorytmy optymalizujące obłożenie hotelu.
Jedna z kluczowych operacji w systemie – meldowanie Gościa – odbywa się w sposób szybki i prosty. System posiada zaawansowany algorytm optymalizacyjny, który na podstawie wstępnie skonfigurowanych założeń zaproponuje pokój najlepiej dopasowany do potrzeb Gościa uwzględniając optymalny rozkład zajętości. Jednak to zawsze recepcjonista podejmuje ostateczną decyzję, w którym pokoju zamieszka Gość.
Program ma możliwość przydzielania pokoi według określonego klucza, np. ciągłość zajętości pokoju, według pięter, według skrzydeł itd. Dzięki temu hotel uzyskuje bardzo wysoką wydajność i oszczędność kosztów. Przykładem może być rezerwacja skrzydłami podczas sezonu grzewczego, gdzie rozmieszczenie gości w jednym pionie grzewczym jest najbardziej optymalną i oszczędną możliwością.
Podczas robienia rezerwacji dla gościa i ustalania warunków pobytu program automatycznie zaproponuje dodatkowe warunki pobytu za dodatkową dopłatą, ułatwiając w ten sposób sprzedaż w pierwszym rzędzie pokoi i usług z największą marżą. System umożliwia generowanie statystyk i raportów upsales (czyli sprzedaży z najwyższą marżą) dla poszczególnych użytkowników, co pozwala naliczyć im dodatkową premię.
Program posiada możliwość rezerwacji pokoi na określone godziny. Podczas rezerwacji system automatycznie przydziela w pierwszej kolejności podobne pokoje, tak by optymalnie wykorzystać dany pokój, który może być użytkowany przez kilku gości w ciągu doby.
System pozwala na rezerwacje w sąsiednich hotelach (np. w przypadku zajętości), przy pełnej kontroli umowy i finansów związanych z rezerwacją. Dzięki czemu klient może rozliczyć się w jednym miejscu, a sąsiednie hotele między sobą.
Program pozwala na określenie atrybutów wymaganych i pożądanych przez Gości, dzięki czemu wzrasta optymalizacja przy dokonywaniu rezerwacji.
System pozwala na rezerwację pokoi nie podając kategorii, tylko kryteria jakie ma spełniać – program sam dobierze odpowiedni pokój.
Dla ułatwienia procesu rezerwacji system umożliwia rezerwowanie pakietów – zestawów usług, pochodzących z różnych departamentów hotelu ze wskazaniem, który departament przynosi przychody. System automatycznie nalicza obciążenia wynikające z poszczególnych pakietów.
Check-out w systemie to kompleksowe podsumowanie rezerwacji wymagane do sprawnego pożegnania Gościa. System automatycznie zmieni statusy rezerwacji, pokoi i usług, zablokuje karty do pokoi, prześle odpowiednią informację do systemów zewnętrznych i poinformuje recepcjonistę, czy wszystkie usługi zostały opłacone.
System automatycznie pokazuje w przypadku zwolnienia się pokoi w sytuacji overbookingu, w celu przypisania ich dla Gości oczekujących jako „nadrezerwacja”.
Narzędzie, w którym można tworzyć szablony dokumentów: faktur, potwierdzeń rezerwacji, umów. Dzięki temu późniejsze generowanie dokumentów jest niezwykle proste i szybkie.
Tworzenie nowej rezerwacji, jej modyfikacja oraz anulowanie jest bardzo proste i można wykonać na dwa sposoby: automatyczny, poprzez wykorzystanie odpowiedniego interfejsu, lub ręczny. Manualne tworzenie rezerwacji zyskuje na szybkości dzięki wymaganiu uzupełnienia jedynie pól obowiązkowych (krytycznych dla rozliczenia). W przypadku ręcznej modyfikacji rezerwacji, system samodzielnie zweryfikuje czy wprowadzone zmiany nie kolidują z dostępnością i zaoferuje optymalny pokój.
Zameldowanie Gościa wiąże się z automatycznym powiązaniem numeru pokoju z rezerwacją, zmianą statusu pokoju, rezerwacji i usługi, poinformowaniu systemów zewnętrznych o fakcie zameldowania, zablokowaniu/odblokowaniu interfejsów, ustaleniu limitu kredytu hotelowego, a także wygenerowaniu i wydruku klucza do drzwi, key pocketa oraz karty meldunkowej. Choć system działa we wszystkich powyższych akcjach automatycznie, to Recepcjonista ma pełną kontrolę nad aktualnym procesem.
System, na podstawie oceny określonych wcześniej warunków, klasyfikuje rezerwację jako przynależącą do jednego z 4 typów: indywidualna, grupowa, konferencyjna lub inna (nie związana z pobytem w hotelu, np. rezerwacja miejsca parkingowego, rezerwacja stolika w restauracji itp.).
System automatycznie pokazuje w przypadku zwolnienia się pokoi w sytuacji overbookingu, w celu przypisania ich dla Gości oczekujących jako „nadrezerwacja”.
Istotną funkcją systemu jest sprawna obsługa grup, dlatego szybki check-in grupowy był jednym z priorytetów. Cel udało się osiągnąć m.in. poprzez automatyzację przydziału pokoi (wg. określonego klucza np. piętro, skrzydło itp.), generowania kart meldunkowych dla całej grupy czy kart do pokoi.
System został zaprojektowany z myślą o obsłudze grup, dlatego check-out grupowy odbywa się błyskawicznie. Jest to możliwie m.in. dzięki automatycznemu wymeldowaniu wszystkich pokoi w obrębie grupy.
Na liście, gdzie przydziela się gości do pokoi (Rooming list), program pokaże w inny sposób gości, którzy mają kartoteki a w inny tych, którzy nie mają.
W systemie możliwe są również operacje na rezerwacjach takie, jak np. domeldowanie kolejnego Gościa do pokoju w trakcie pobytu lub skrócenie pobytu jednego Gościa w pokoju, a wszystko to z automaty-cznym uwzględnieniem zmiany ceny za pokój.
System umożliwia błyskawiczne tworzenie nowych rezerwacji poprzez kopiowanie określonego zakresu informacji z innej rezerwacji. Dzięki tej opcji możliwe jest również przywracanie anulowanych rezerwacji, które odbywa się na zasadzie kopiowania cech i atrybutów anulowanych rezerwacji.
Program umożliwia rezerwację dowolnych usług i produktów, które zostały skonfigurowane w systemie.
Jedna rezerwacja umożliwia dodawanie usług z różnych departamentów.
W przypadku omyłkowego zameldowania Gościa system umożliwia tzw. reset check-in.
W przypadku omyłkowego wymeldowania pokoju, system umożliwia jego przywrócenie na listę pobytów.
Wyniki finansowe i zarządzanie cenami
Program posiada zarówno wbudowany system analizy i oceny wyników finansowych poszczególnych departamentów hotelu, jak i łatwe do zmiany algorytmy oraz reguły cen. Pozwala to na maksymalizację zysków hotelu.
System pozwala w czasie rzeczywistym kontrolować wszystkie operacje i wyniki przychodowe hotelu oraz generuje dane specjalnie przygotowane do zasilania USALI.
System umożliwia prognozowanie przyszłych pobytów oraz wynikających z nich przychodów dla każdego Klienta.
System, jako najważniejsze źródło analityczne hotelu, zawiera zestaw standardowych raportów domyślnie prezentujących dane w sposób czytelny i zrozumiały. Raporty, zawierające statystyki, są liczone w czasie rzeczywistym, dzięki czemu dane są aktualne, co przyśpiesza wykonywanie analiz i pozwala szybko podjąć właściwe decyzje.
W systemie funkcjonuje bardzo zaawansowany mechanizm generowania dodatkowych raportów. Dzięki temu z każdej właściwie wprowadzonej informacji można utworzyć raport wg indywidualnych kryteriów.
Funkcja multiproperty – oferująca analizę danych pochodzących ze wszystkich hoteli w sieci – pozwala skutecznie obsłużyć nawet dużą sieć hotelową.
Swobodne definiowane algorytmy do automatycznej zmiany cen w zależności od wybranych kryteriów, np. wydarzenia, święta lub weekendy, goście indywidualni lub grupowi, mniejsze obłożenie danego pokoju. Wybrane reguły mogą działać w każdym przyszłym roku i nie trzeba ich na nowo definiować. Istnieje prosta możliwość zmiany kolejności obowiązywania reguł lub dodawania nowych reguł na kolejne dni na zasadzie „przeciągnij i upuść” lub „zaznacz kolorem”. Dodatkowo istnieje elastyczna możliwość zmiany konkretnej ceny w danym dniu
Cenniki nierozerwalnie związane są z umowami. System pozwala na wprowadzenie dowolnej liczby cenników, a tym samym umów (dla poszczególnych kontrahentów, allotmentowych, do pojedynczych imprez/pobytów.
System pozwala na dynamiczny podgląd cen w grafiku rezerwacji. Można zobaczyć na grafiku poziomy cen w wybranym okresie, dla poszczególnych kryteriów (klienci grupowi lub indywidualni, rodzaj pokoju itp.) i zdefiniowanych kolorów, które mogą na przykład oznaczać ceny sezonowe.
Wszystkie cenniki budowane są w oparciu o cenę bazową, która określana jest na etapie konfiguracji systemu. Poszczególne cenniki, wykorzystywane w codziennej pracy, budowane są jako dodatki, mnożniki lub dodatki i mnożniki ceny bazowej. Usprawnia to zarządzanie cennikami: zmiana ceny bazowej powoduje zmianę cen w całym systemie.
Dla większej elastyczności możliwe jest konfigurowanie wielu poziomów cen uzależnionych od dowolnych kryteriów (m.in. kategoria pokoju, rezerwacji, termin rezerwacji, długość pobytu).
Program pozwala na automatyczną korektę ceny przy zamieszkaniu przez mniejszą liczbę osób w danym pokoju.
Jednym z usprawnień podczas rozliczania grup jest możliwość podglądu wszystkich cen za pokoje w trakcie pobytu. Pozwala to dostarczyć błyskawiczną informację opiekunowi grupy lub zainteresowanemu Gościowi.
Program ma wbudowany system przeliczeń walutowych, a co za tym idzie obsługuje faktury walutowe. Sam przelicza kwoty z polskich złotych na walutę ze spreadem (różnica między ceną zakupu i ceną sprzedaży) i podaje na wydruku wykorzystany kurs.
Program umożliwia automatyczne naliczanie opłat w przypadku anulowania rezerwacji.
System umożliwia zaawansowane scalanie pozycji na dokumencie sprzedaży niezależnie od tego czy pozycje są jednorodne, niejednorodne, o tej samej lub różnych stawkach VAT. Dodatkowo wylicza polską stawkę VAT w fakturach walutowych, co jest wymogiem księgowym.
System umożliwia sprzedaż produktów i usług (np. parking, basen, pamiątki itd.) bez potrzeby dokonywania rezerwacji w hotelu. Hotel taką sprzedaż może rozliczyć korzystając z jednej z kilku form sprzedaży – paragonu, faktury, możliwości dopisania do pokoju czy opłacenia posiadanym voucherem.
System umożliwia elastyczne zmiany zakresu usług do opłacenia, np. w ramach jednej rezerwacji pokój X płaci za wybrane usługi, pokój Y za inne wybrane, a firma za noclegi i parkingi, na część usług poproszono o paragon, a na część fakturę.
Recepcjonista ma możliwość błyskawicznej zmiany wysokości limitu kredytu Gościa w trakcie pobytu.
System pozwala na szybkie przydzielanie rabatów zarówno na pojedyncze usługi, jak i dla całej rezerwacji.
Program pozwala na wymeldowanie Gościa niezwiązane z jego rozliczeniem.
Aby usprawnić pracę system umożliwia dokonywanie korekt faktury z gastronomią transferowaną bez konieczności dokonywania zwrotów po stronie gastronomicznej czy fiskalizowania nowego, poprawnego rachunku.
System oferuje intuicyjny i prosty w obsłudze mechanizm łączenia (matchowania) przychodzących przelewów bankowych z dokumentami / rezerwacjami.
System umożliwia podział usług w rezerwacji wg m.in. dób hotelowych czy osób w pokoju i rozliczanie poszczególnych składowych na odrębnych dokumentach.
System obsługuje depozyty zarówno w wymiarze wpłata wypłata, jak i wykorzystanie do rozliczenia rezerwacji.
System umożliwia sprzedaż voucherów.
W systemie można dokonywać korekty faktury w dowolnym zakresie i ilości. Możliwie jest zarówno wycofanie wszystkich usług i płatności, wycofanie części usług jak i ponowna korekta faktury już skorygowanej.
System umożliwia wprowadzenie jednej (kolejnej) numeracji dla wszystkich faktur, bądź podział i osobne numeracje dla faktur zaliczkowych i faktur końcowych.
System pozwala na generowanie kluczowych dla działania hotelu dokumentów sprzedaży – paragonów, faktur, faktur do paragonów oraz paragonów do faktur (automatycznie podczas drukowania faktury, jeśli tak stanowi konfiguracja).
Przed rozpoczęciem rezerwacji system umożliwia wystawienie odpowiednich dokumentów jak faktura proforma, faktura zaliczkowa rezerwacji na 100% lub x% wartości rezerwacji.
System umożliwia wystawianie faktur VAT marża.
Jednym z usprawnień przygotowanych dla recepcjonistów jest możliwość stworzenia częściowo wypełnionego szkicu faktury, co znacząco przyspiesza proces rozliczenia Gościa.
System pozwala na daleko idącą elastyczność przy tworzeniu faktur dzięki możliwości wystawienia faktury:
- za kilka jednorodnych usług scalonych do jednej pozycji
na fakturze (wspólna stawka VAT) - za kilka niejednorodnych usług scalonych do jednej pozycji
na fakturze (wspólna stawka VAT) - za kilka niejednorodnych usług w różnych stawkach VAT
scalonych do jednej pozycji na fakturze - jedynie do części usług, podczas gdy pozostałe rozliczane
są paragonem
System umożliwia wysyłkę faktur w formacie PDF poprzez pocztę elektroniczną.
Aby przeciwdziałać potencjalnym nadużyciom edycja i anulacja faktur jest możliwa jedynie w ściśle określonych warunkach, dla Użytkowników o specjalnych uprawnieniach.
Aby żadna informacja nie umknęła uwadze recepcjonisty, w systemie znalazło się pole do wpisywania daty fizycznego wysłania faktury do kontrahenta.
System umożliwia wydruk faktur również na małych drukarkach charakterystycznych m.in. dla stacji benzynowych.
System działa jak archiwum dla dokumentów finansowych. Jest zintegrowany z drukarkami fiskalnymi, co pozwala na przechowywanie danych o wszystkich paragonach i raportach dobowych.
System umożliwia analizę stanu gotówki w każdym dowolnym momencie w odniesieniu do stanu początkowego kasy.
System umożliwia wymianę gotówkową pomiędzy Użytkownikiem a Gościem/pracownikiem – możliwa jest zarówno wpłata jak i wypłata niefiskalna do/z kasy hotelu.
System pozwala na swobodną, dwustronną wymianę utargu (zarówno w całości, jak i częściowo) pomiędzy Użytkownikami systemu.
System pozwala również rejestrować wszystkie operacje przekazywania utargu pomiędzy Użytkownikiem, a kasą główną lub sejfem hotelu.
Program pozwala na zamieszczenie NIP’u na paragonie, co jest wymogiem urzędu skarbowego.
System zawiera szereg udogodnień, które w znaczący sposób odciążą użytkowników w codziennej pracy. Podczas rozliczania Gościa, w momencie wprowadzeniu otrzymanej od Gościa kwoty, system podpowiada wartość reszty do zwrotu.
Kontrola i bezpieczeństwo
hotellion był tworzony z myślą o zapewnieniu maksimum bezpieczeństwa danych oraz całego systemu. Pozwala też na łatwą kontrolę i szybki dostęp do kluczowych informacji.
System oferuje pełną historię działań, które wykonywał Użytkownik. Wszystkie rezerwacje, niezależnie od statusu (także odrzucone), operacje finansowe itp. zapisywane są w systemie na każdym etapie. Pozwala to na dokładną i pełną analizę przychodów oraz wykorzystywanych zasobów. Taka funkcjonalność zapewnia bardzo wysoką kontrolę w zarządzaniu obiektem hotelowym i jednocześnie szybki dostęp do danych.
System zapisuje wykonywane operacje w archiwum tak, że zależnie od kategorii operacji, dostępne są one bezpośrednio w systemie lub w postaci logów w określonej lokalizacji.
System rejestruje wszystkie wystawione i przesłane dokumenty zarówno sprzedażowe, jak i niesprzedażowe.
Każda edycja w kartotece (zgodnie z uprawnieniami) jest chronologicznie rejestrowana, dzięki czemu zawsze wiadomo kto i kiedy dokonał zmian.
Niepotrzebne kartoteki można w prosty sposób deaktywować, co pozwala na nieuwzględnianie ich w bieżącej pracy, ale zachowanie odpowiedniej wzmianki historycznej.
System pozwala na bezpieczne przechowywanie informacji o kartach kredytowych przypisanych do kartoteki.
System dba, by żadna istotna informacja nie uszła uwadze użytkowników. Wykorzystuje do tego system notatek dotyczących rezerwacji, które widoczne są dla użytkowników poszczególnych działów.
Notatki można kopiować i tak np. notatki sporządzone do rezerwacji można skopiować do notatek przypisanych każdej z osób z rezerwacji.
Program wspiera nowe przepisy związane z RODO, dzięki czemu dane Klientów są zabezpieczone zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Wykorzystywane w systemie kody narodowości są zgodne z bazą GUS, co ułatwia generowanie raportu KT-1.
System, jako najważniejsze źródło analityczne hotelu, zawiera zestaw standardowych raportów domyślnie prezentujących dane w sposób czytelny i zrozumiały. Raporty, zawierające statystyki, są liczone w czasie rzeczywistym, dzięki czemu dane są aktualne, co przyśpiesza wykonywanie analiz i pozwala szybko podjąć właściwe decyzje.
Do każdej rezerwacji przypisana jest umowa-cennik, która określa warunki rezerwacji. System automatycznie pobiera dane z umowy (data opcji, warunki anulacji, preferowana forma płatności, termin płatności) i wprowadza je w rezerwacji, przez co maleje zagrożenie pomyłki.
System pozwala na sprawne zarządzanie umowami zawieranymi z Klientami. Przypisane do kartoteki skany umów przechowywane są w formacie PDF. Każda umowa opisana jest metadanymi, co pozwala na wykonywanie dodatkowych operacji zbiorczych. Edycja metadanych możliwa jest tylko dla osób z odpowiednim poziomem uprawnień.
Możliwe jest również ustawienie w systemie przypomnień powiązanych z niezbędnymi do wykonania akcjami.
System stale dba o poprawność i porządek danych wprowadzanych do systemu. W momencie gdy recepcjonista wprowadzi np. niepoprawny NIP lub spróbuje zdublować kartotekę firmy system poinformuje go o tym fakcie.
Każda rezerwacja posiada opiekuna. Pozwala to na zachowanie większej kontroli (szczególnie w przypadku rezerwacji grupowych) ponieważ możliwe jest uzależnienie działań w rezerwacji od wprowadzenia określonych danych o opiekunie.
System zadba o to, by recepcjonista nie popełniał błędów m.in. poprzez informowanie Użytkownika o korektach do faktury podczas drukowania jej duplikatu.
Integracja i komunikacja
Program zapewnia integrację channel menagerami łączącymi go z rezerwacjami dokonywanymi online, jak i programami do zarządzania gastronomią, systemem konferencyjnym czy SPA oraz innymi interfejsami systemów zewnętrznych jak BMS i programy finansowo-księgowe, centrale telefoniczne, klucze hotelowe.
System umożliwia sprawną komunikację z systemami zewnętrznymi. Pozwala to m.in. na wysyłanie informacji o przydzielonych rabatach lub usługach do wykorzystania w innych punktach w ramach wykupionego pakietu. Możliwe jest również przyjmowanie obciążeń za usługi z różnych punktów hotelu, które na fakturze mogą zostać scalone do jednej pozycji, np. Gastronomia 23%.
System pozwala na integrację z interfejsami systemów zewnętrznych różnych dostawców drukarek fiskalnych, kluczy hotelowych, centrali telefonicznych, systemów BMS i programów finansowo-księgowych. Ponadto system zapewnia komunikację z POS, SFM, Pay TV, systemami parkingowymi, systemem Koreus czy dowolnym innym interfejsem wymaganym przez Klienta.
System umożliwia automatyczne rejestrowanie rezerwacji dokonanych online oraz zarządzanie cenami na portalach rezerwacyjnych.
System automatycznie wysyła informację o kwocie do zapłaty do terminali płatniczych.
System automatycznie pobiera dane kontrahentów z bazy GUS po wprowadzeniu nr NIP przyspieszając proces tworzenia i wyszukiwania kartotek.
Program automatycznie pobiera dane dotyczące numeru VAT nadanego przez Państwo Członkowskie Unii Europejskiej, dzięki czemu można w bardzo szybki sposób potwierdzić jego nadanie (VIES) zagranicznych klientów.
System dostosowany jest do polskiej rzeczywistości prawnej i fiskalnej. Zapewnia m.in. możliwość generowania Jednolitego Pliku
Umożliwia wysyłanie do programu finansowo-księgowego kodów narodowości kontrahentów.
W przypadku problemów z na linii system interfejs system w wyraźny sposób informuje użytkowników o problemie, sugerując możliwe rozwiązania problemu.
System umożliwia automatyzację wysyłki wiadomości email do Gości po zakończonym pobycie. Hotel może wysyłać m.in. podziękowania za pobyt czy ankiety dotyczące jakości obsługi.
System pozwala na masową wysyłkę różnego typu wiadomości do wybranych grup Gości np. newsletter lub ofertę sprzedażową do Klientów, którzy wyrazili na to zgody, informacje o zaległych płatnościach lub podziękowań za pobyt i ankiet ewaluacyjnych.
Aplikacja mobilna hotellionWeb nowość
Aplikacja moblina to duże usprawnienie dla hotelu, zarówno dla jego menadżera czy służb hotelowych, jak i dla samych Gości hotelowych. Udostępnione w ten sposób dane przyśpieszają i upraszczają wiele czynności i procesów w hotelu.
Aplikacja hotellionWeb pozwala menadżerowi na bieżąco śledzić podstawowe parametry statystyczne i finansowe hotelu (np. frekwencja, średnie ceny, imprezy planowane lub odbywające się w salach konferencyjnych).
W aplikacji można stworzyć wedle zadanych wytycznych bardziej szczegółowe raporty udostępnione na smartfonie w postaci plików pdf.
Poprzez aplikację może się też kontaktować bezpośrednio ze swoim personelem, wydawać polecenia czy podejmować decyzje w odpowiedzi na zadania, jakie wystawia system, np. wyrazić zgodę o udzielenie ponadnormatywnego rabatu.
Moduł HSK aplikacji umożliwia szybką i sprawną komunikację pomiędzy służbami sprzątającymi, a pozostałymi służbami w hotelu. W ten sposób łatwo wskazać status pokoju po jego sprzątnięciu, zdefiniować produkty, jakie zostały wykorzystane z minibaru, dodać na życzenie gościa dodatkowe wyposażenie, uzyskać informacje o przedłużonych pobytach lub konieczności pilnego uprzątnięcia pokoju ze względu na nową rezerwację.
Poprzez moduł HSK można też zgłaszać usterki służbom technicznym, a wkrótce również z możliwością przesłania im zdjęcia uszkodzonego fragmentu. Inną przydatną funkcją jest zgłaszanie rzeczy znalezionych, co sprawnia obsługe Gości.
Moduł służb technicznych pozwala technikom od razu na ekranie telefonu sprawdzić gdzie, kiedy i jaką usterkę należy usunąć.
Moduł Gość aplikacji pozwala na bieżący podgląd całej rezerwacji oraz jej kosztu. Gość łatwo może śledzić czas pozostały do rozpoczęcia pobytu, przeglądać swoją rezerwację i jej szczegóły, dokonywać zmian, a nawet uzupełniać dodatkowe wyposażenie. Dodatkowo aplikacja nie wymaga instalacji – wystarczy zalogować się na dane przesłane w potwierdzeniu rezerwacji.
Gość za pomocą aplikacji może kontaktować się z recepcją, wypełnić swoje dane rejestracyjne, określić się w zakresie zgód marketingowych czy sposobu i formy rozliczenia, a następnie po przyjeździe do hotelu zameldować się nawet bez podchodzenia do recepcji. Klucz zostanie – jeśli zamki hotelowe na to pozwalają – Gościowi dostarczony na telefon w postaci tokena, którzy po zbliżeniu telefonu do zamka w pokoju pozwoli otworzyć drzwi.
Interface i swoboda działania
Interface systemu i sposób jego funkcjonowania jest niezwykle przyjazdy użytkownikowi, co skraca czas szkoleń i wdrożenia. Dodatkowo system pozwala na dużą swobodę wykonywanych operacji i elastyczną funkcjonalność, dzięki zastosowaniu jednego, dynamicznego grafika zasobów, „żywych” tabel, globalnej wyszukiwarki à la google.
Zasady użytkowania systemu zoptymalizowano pod kątem dobrych praktyk UX, dzięki czemu praca w systemie jest niezwykle szybka i intuicyjna. Wpłynęło to również na design aplikacji, który nie tylko wygląda nowocześnie, ale pełni funkcję wspomagającą łatwiejszą pracę. Dzięki temu zostaje też skrócony czas szkoleń z obsługi systemu.
System posiada jeden grafik służący do rezerwacji oraz analizy dostępności pokoi oraz analogiczny dla sal konferencyjnych. Grafik dostępny jest nawet przy rezerwacji na wybrane kategorie, co czyni pracę bardzo przejrzystą.
Nawigowanie w systemie wykorzystuje znane z przeglądarek internetowych zakładki. Pozwala to m.in. na przechodzenie pomiędzy oknami aplikacji celem otwarcia nowej funkcji, bez konieczności zapisywania pracy i zamykania każdego okna. Kolejne kroki w danej operacji (np. zakładaniu rezerwacji) widoczne są jako kolejne zakładki, na które można najechać myszką w dowolnym momencie i podejrzeć co było w poprzednim kroku.
Dla łatwiejszej i szybszej analizy oraz identyfikacji system oferuje różne typy rezerwacji, określone kolorami i/lub znacznikiem (np. stały gość, VIP). Pozwala to na błyskawiczną identyfikację typu rezerwacji niezależnie od ekranu/widoku, który jest aktualnie obsługiwany.
Program umożliwia widoczność „nadrezerwacji” w grafiku rezerwacji, jako „wirtualne” wiersze z pokojami.
W programie pasek na grafiku rezerwacji pokoi pokazuje jednym kolorem planowaną godzinę przyjazdu, a drugim kolorem faktyczną godzinę przyjazdu.
Wyświetlacz dodatkowy dla gościa, gdzie może podejrzeć fakturę stojąc przy recepcji.
Narzędzie, w którym można tworzyć szablony dokumentów: faktur, potwierdzeń rezerwacji, umów. Dzięki temu późniejsze generowanie dokumentów jest niezwykle proste i szybkie.
Dzięki rozróżnieniom typów klientów, możliwości określania ich hierarchii oraz wprowadzania relacji pomiędzy kartotekami, Pracownik zawsze otrzymuje jasną informację o swoich Klientach.
System pozwala na jasne określenie grup użytkowników oraz przysługujących im uprawnień, dzięki czemu jasne staje się jakie operacje są dla użytkownika dozwolone, a które nie.
Wszystkie usługi traktowane są z takim samym priorytetem, niezależnie do jakiego departamentu hotelu przynależą.
W systemie wszystkie usługi korzystają z przypisanych im zasobów, których dostępność określana jest liczbowo. Na przykład każda usługa hotelowa korzysta z zasobu pokój, a usługa wynajęcia sali korzysta z zasobu sala konferencyjna.
System oferuje jedną bazę kontrahentów współdzieloną z systemem księgowym.
Program pozwala aby każdy typ dokumentu miał osobną numerację (faktury, faktury korygujące, potwierdzenia rezerwacji itd.).
W systemie działa globalna i bardzo prosta wyszukiwarka danych, która prezentuje wyniki dla wszystkich elementów systemu (faktur, rezerwacji, danych z kartotek itp.) i wyszukuje frazy bez względu na wielkość litery, zawartość polskich znaków diakrytycznych.
Istnieje szerokie spektrum kryteriów, po których recepcjonista może wyszukiwać kartoteki, oprócz oczywistych także np. po numerze rejestracyjnym samochodu przypisanego do rezerwacji.
Dane w systemie można wyszukiwać także w poszczególnych widokach.
System zapewnia możliwość zaplanowania pracy poprzez filtrowanie Gości wyjeżdzających w konkretnych dniach (innym niż dzień bieżący) wg wskazanych parametrów, np. nazwiska, nazwy grupy, organizatora.
Program ma funkcję zmiany języka, dzięki czemu różne osoby obsługujące go mogą w każdym momencie zmienić język, pozostając w danym „miejscu” programu.
System pozwala na szybką i prostą zmiany narodowości członkom całej grupy.
W systemie możliwie jest wcześniejsze przygotowanie i skonfigurowanie szablonów dokumentów w różnych wersjach językowych. Dzięki temu podczas codziennej pracy wystawianie m.in. potwierdzeń rezerwacji, faktur czy podziękowań za pobyt jest dużo szybsze.
Funkcja budzenia Gości pozwala nie tylko na budzie Gości indywidualnych, ale również na budzenie grup Gości wg zadanych kryteriów np. konkretnej grupy lub wybranych numerów pokoi.
Wystawianie i korygowanie błędnych dokumentów/operacji w systemie (faktur, rezerwacji) jest niezwykle szybkie i proste.
Do każdej rezerwacji można dodać dowolną liczbę usług dodatkowych.
System pozwala na błyskawiczne przeniesienie wszystkich usług i płatności po zmianie pokoju Gościa.
Bardziej zaawansowani Użytkownicy docenią możliwość scalania kartotek, w tym automatycznego scalania podobnych kartotek, jak również automatyczną funkcję archiwizowania wszystkich wystawionych dokumentów wraz z kolejnymi ich wersjami.
Tworzenie kartotek pozwala na określenie pól wymaganych niezbędnych do zapisania kartoteki.
Dzięki tej funkcji programu, nie ma konieczności zamykania doby każdej nocy.
Jednorazowi goście w rezerwacji nie muszą mieć zakładanej kartoteki i nie zostają umieszczeni w bazie klientów.
Program pozwala na pracę na zmianie ze wspólną kasetką (dla danego zespołu) lub indywidualną dla każdego Użytkownika.
System pozwala również na skonfigurowanie opcji umożliwiających zaawansowane zarządzanie dłużnikami.
Housekeeping
System pozwala na bieżąco planować, przeglądać i edytować informacje dotyczące sprzątania pobytowego południowego i wieczornego. Możliwa jest zarówno ręczna jak i automatyczna zmiana statusów pokoi adekwatnie do bieżącej sytuacji.
System pozwala na bieżąco planować, przeglądać i edytować informacje dotyczące sprzątania pobytowego południowego i wieczornego. Możliwa jest zarówno ręczna jak i automatyczna zmiana statusów pokoi adekwatnie do bieżącej sytuacji.
System zapewnia prosty podział i rozliczanie zadań związanych ze sprzątaniem przez poszczególne pokojowe.
System umożliwia definiowanie oraz modyfikowanie grafiku sprzątań na dzień bieżący, na dowolną przyszłą datę oraz podgląd historii sprzątań.
System pozwala na generowanie tzw. Raportu pokojowych, który zawiera wszelkie dane niezbędne do przygotowania pokoju przed przyjazdem gościa oraz w trakcie pobytu. Możliwość wprowadzania własnych notatek pozwala usprawnić komunikację na linii Front Office – Obsługa pięter.
W bieżącej pracy z systemem personel działu Obsługi pięter może raportować częstotliwość wymiany ręczników, wprowadzać informacje o wymianie asortymentu w minibarze, asortymentu nieodpłatnego (mydła, szampony itp.), deep cleaningu oraz wszystkim usługom niezależnym od rezerwacji.
Informacje dla działu Obsługi pięter, zawierają wszystkie kluczowe dane pozwalające na przygotowanie pobytu na najwyższym poziomie. Są to m.in. liczby osób w pokoju, godzina przyjazdu, rodzaju pobytu (indywidualny/grupowy), typu łóżka (pojedyncze, podwójne), czy w pokoju potrzebna będzie dostawka, czy w pokoju powinny czekać na Gościa dodatki (np. łóżeczko dla dziecka, kojec dla psa) lub wstawki (np. kosze z owocami, wino).
System pozwala również na sprawną obsługę pokoi przez dział Obsługi pięter po zakończeniu rezerwacji. System automatycznie informuje o potrzebie przeprowadzenia sprzątania końcowego, a także pozwala na ręczną lub automatyczną zmianę statusu po jego przeprowadzeniu.
W przypadku usterek system pozwala na szybkie oznaczanie pokoi jako out of order i out of service, a także pozwala na błyskawiczną identyfikację pokoi z takim statusem na ekranie booking chart.
System umożliwia generowania raportu dotyczącego zapobiegania legionelli, potrzebnego do celów sanitarnych.
System automatycznie przydziela pokoje do sprzątania personelowi sprzątającemu z uwzględnieniem bilansu wynagrodzenia.
Program pozwala na automatyczne przydzielanie pokoi do sprzątania, biorąc pod uwagę wymagany czas pracy dla danego pokoju w celu optymalizacji czasu pracy. wystawionych dokumentów wraz z kolejnymi ich wersjami.
System zapewnia pełną komunikację dotyczącą zgłaszania usterek i informowania o ich usunięciu pomiędzy Recepcją Działem technicznym i działem Obsługi pięter.
System w kompleksowy sposób obsługuje sytuacje zagubienia w hotelu przedmiotów przez Gości. System ewidencjonuje informacje o zagubieniu/znalezieniu rzeczy przez Gościa, Pracownika recepcji czy działu Obsługi pięter, a także o wydaniu znalezionych przedmiotów.
Serwis
O serwisie oprogramowania hotelowego wiemy prawie wszystko. Usługi serwisowe świadczymy od ponad 24 lat, a wśród naszych klientów są znane hotele i sieci hotelowe. Naszą dewizą jest zaufanie: wybierając program hotellion, otrzymują Państwo jedną z najlepiej działających i niezawodnych usług serwisowych w Polsce. Oczywiście 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i 365 dni w roku.