Optymalizacja wykorzystania obiektu
Optymalizacja wykorzystania obiektu
System hotellion optymalizuje przydzielanie pokoi, eliminując puste miejsca i maksymalizując wykorzystanie obiektu. Dzięki automatyzacji konwersji pokoi i analizie zapytań, zwiększa efektywność rezerwacji i przychody. Zintegrowany mechanizm szybkich płatności i współpraca z systemem FK zapewniają sprawne zarządzanie finansami zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Optymalizacja wykorzystania obiektu.
Tego jeszcze nie było!
System hotellion wyposażony został w Silnik optymalizacji przypisywania pokoi do rezerwacji. Koniec z wielokrotnym przebudowywaniem grafiku, żeby pozbyć się jednodniowych wakatów, koniec z pustymi pokojami mimo popytu.
Każdy menadżer w hotelu o dużej frekwencji to zna – staramy się nie dopuścić do powstania nieciągłości pobytu w pokoju. Ciągłe poprawianie grafiku, rezerwacje nowe i odwoływane, zmiany w życzeniach gości to jak układanka Tetris, w którą grają pracownicy hotelu.
Chcemy sprzedać pokój każdego dnia, a każda doba przerwy oddala nas od tego celu. Wysiłek włożony w to zadanie opłaca się, ale przy nieustającej zmienności zapisanych rezerwacji na dany okres – jak każda czynność powtarzalna męczy. Komputer się nie męczy. Może to zadanie wykonywać wiele razy dziennie i wykonuje.
Silnik optymalizacji – nie tylko ciągłość pobytu w pokoju
Można go modyfikować definiując inne cele przypisywania pokoi:
- gdy jedna z części hotelu jest remontowana, można wydać polecenie optymalizacji przydzielania pokoi począwszy od najdalej leżących od remontu pokoi;
- do hotelu przyjeżdża dużo rodzin z małymi dziećmi? Optymalizacja może dostać polecenie przydzielania pokoi rezerwacjom z dziećmi w innym skrzydle niż pozostałym gościom;
- w sali balowej zaplanowane jest wesele? System dostanie polecenie rezerwacji pokoi dla gości weselnych bliżej sali balowej, a pozostałym gościom jak najdalej.
Najwyższym jednak poziomem wykorzystania Silnika optymalizacji będzie optymalizacja przychodu.
System hotellion sam zasugeruje zmiany w rezerwacjach, a nawet przeniesienie gości do pokoi o wyższym standardzie – nawet bez podnoszenia ceny – uznając, że takie operacje są bardziej opłacalne dla hotelu.
Hotellion – rób co chcesz, ale zadbaj o wszystko!
System hotellion lubi wiedzieć i lubi tę wiedzę wykorzystać. Np. jeśli tylko zna kategorie alternatywne pokoi, sam będzie dbał o wykorzystanie potencjał obiektu, sam będzie zlecał konwersję pokoju, a później jego powrót do kategorii podstawowej.
AnyRoomKind, oraz pokój dla dwóch osób zamiast pokój dwuosobowy
Mając bardzo doświadczony personel, perfekcyjnie znający obiekt, raczej można się spodziewać, że przydział pokoi jest przemyślany i bliski optymalnemu. Jednak w miarę wzrostu frekwencji, zadanie staje się trudniejsze i nie zawsze udaje się cały potencjał hotelu wykorzystać albo spełnić wszystkie prośby gości.
Jeśli tylko w konfiguracji pokażemy systemowi, który pokój TWN może być skonwertowany na DBL i czego do tego potrzebuje (np. duży materac) – nikt nie musi się zastanawiać, które pokoje przekształcić, a później pamiętać o konieczności przywrócenia wcześniejszego porządku, bo system zrobi to już automatycznie.
Ale ma jeszcze inną, niespotykaną do tej pory właściwość. Jeśli mu się pozwoli, to korzystając z faktu, że rezerwujemy pokój dla dwóch osób, to dla niego oznacza, że w razie konieczności może przydzielić gościom pokój trzyosobowy, DBL Premium albo nawet apartament, jeśli to pomoże przyjąć do hotelu więcej cennych rezerwacji. Może także wykorzystać dostawki, wiedząc, jaką ich liczbą dysponujemy i do których pokoi można je wstawić.
Albo jeszcze więcej: widząc, że z przyjęciem wartościowej rezerwacji koliduje jakaś inna, mniej cenna, zaproponuje upgrade istniejącej rezerwacji do wyższej kategorii, bo opłaca się np. wykorzystać niesprzedany apartament nawet za regularną cenę, by odblokować drogę do przyjęcia innej cennej rezerwacji.
A wszystko to dzięki kategorii AnyRoomKind oznaczającej ‘rób co chcesz hotellion, ale zaopiekuj się Gościem tak, by otrzymał to, co mu obiecaliśmy lub nawet więcej’.
Niedokończone rezerwacje to mnóstwo interesujących informacji
System hotellion rejestruje każdą niedokończoną próbę tworzenia rezerwacji i zachowuje ją jako tzw. „zapytanie”. Buduje w ten sposób bazę wiedzy o popycie rynku na dane terminy/oferty. Nie dochodzące do skutku rezerwacje nie są bezwartościowe – niosą wiedzę o potencjale terminów i poszukiwanych ofertach. Można, a nawet powinno się z tego zrobić użytek.
Rezerwacje – wykorzystanie wszystkich możliwości
O rezerwacjach, które nie doszły do skutku, praktycznie wiemy niewiele, toteż nie robimy z tego użytku. Ale w systemie hotellion jest inaczej.
Na pytanie gościa o możliwość założenia jakiejś rezerwacji najprościej znaleźć odpowiedź poprzez próbę jej stworzenia. Trzy kliknięcia dzielą pulpit systemu od pełnej informacji dla gościa o możliwościach i cenach, ale też dodatkowych ofertach i atrakcjach.
Wycofanie się Gościa kończy proces. Ale zapytanie jest przez system zapamiętane i przygotowane do automatycznej analizy w tle. Kiedy dostrzeże jakąś regułę – np. że na dany termin otrzymujemy pięć razy więcej zapytań niż Goście robią rezerwacji, sygnalizuje to, bo być może da się coś zrobić, żeby poprawić ten współczynnik.
System hotellion może zostać wyposażony w funkcję samodzielnej, cyklicznej analizy niedoszłych rezerwacji (zapytań). Sam też wtedy zwróci uwagę Revenue Managerowi na powtarzające się zapytania, terminy i życzenia.
Linki do szybkich płatności
System hotellion, podążając za dobrymi doświadczeniami otaczających nas aplikacji, wyposażony został w mechanizm szybkich płatności stosowanych w przypadku rezerwacji, gdzie gość dla jej zagwarantowania proszony jest o wpłatę zaliczki.
Rezerwacje wstępne – płatności PayByLink
Hotele, które celem zagwarantowania pobytu proszą o wpłatę zaliczki na konto, muszą śledzić wpływ środków z takich operacji i w większości ustalać ręcznie, czy rezerwacja została potwierdzona, czy też powinna zostać anulowana, gdyż termin wpłaty zaliczki minął.
Hotellion taki proces wykonuje automatycznie. W momencie tworzenia rezerwacji oczekującej na realizację płatności, zgodnie z określonymi w systemie warunkami (czytaj: „Warunki rezerwacji – umowy”), system tworzy dokument zbliżony do potwierdzenia rezerwacji i proponuje skorzystanie z linku do szybkich płatności (PayByLink) celem opłacenia właściwej kwoty.
Dokument wysłany jest mailem na adres osoby składającej rezerwację i zawiera informację do kiedy dany link będzie aktywny. Po opłaceniu system automatycznie oznacza rezerwację jako gwarantowaną płatnością i traktuje ją tak samo jak inne rezerwacje gwarantowane.
Jeśli termin płatności zostanie bezskutecznie przekroczony, system w obszarze powiadomień umieści informację, że rezerwacja prawdopodobnie nadaje się do anulowania, jednak tę operację pozostawiając osobie uprawnionej, by, być może, gościowi przypomnieć o przedpłacie.
System hotellion wspiera pozyskiwanie rezerwacji gwarantowanych poprzez wysłanie gościowi maila z dokumentem potwierdzającym możliwość zagwarantowania rezerwacji i udostępniając mu link do szybkich płatności (np. Przelewy24).
„Pogodzenie ognia z wodą”, czyli grafik pokoi i kategorii
Grafik pokoi i grafik kategorii
Wiele systemów, szczególnie te przeznaczone dla obiektów o bardzo wielu pokojach, pracuje statystycznie na kategoriach pokoi, przyjmując rezerwacje ze wskazaniem kategorii, robiąc ich bilans i oferując do sprzedaży pozostałą w danej kategorii ilość pokoi. Konkretne pokoje przydziela się gościom ręcznie – albo wyprzedzająco na nocnej zmianie, albo już w momencie przyjazdu gościa, gdzie o strategię zapełniania obiektu można jeszcze zadbać (np. od lewego skrzyła ograniczając straty ogrzewania), ale o optymalizację już na pewno nie.
Z drugiej strony – jeśli ktoś tak jest wygodniej, rezerwacje można zakładać bezpośrednio na grafiku pokoi, podobnie jak zmieniać ich terminy, wydłużać, skracać, przenosić do innego pokoju itp.
W systemie hotellion każdy pokój widać na grafiku i jednym rzutem oka można ocenić ilość i jakość przyjętych rezerwacji, a ustalony wcześniej kod kolorów ułatwi orientację w zarejestrowanych rezerwacjach grupowych i indywidualnych, oznaczy statusy rezerwacji i sprzedawców, którzy te rezerwacje pozyskali albo kolorem odróżni rezerwacje cenniejsze od tańszych.
System hotellion potrafi pracować jednocześnie i na tabeli kategorii, jak i na grafiku pokoi, przydzielając rezerwacjom na bieżąco – tymczasowo – te pokoje, które w danym momencie najlepiej zrealizują plan sprzedaży.
Rezerwacje indywidualne czy grupowe? A jaka to różnica
System hotellion tworzy rezerwację grupową tak samo prosto, jak rezerwację indywidualną. Potrzebny jest termin, jedno nazwisko, i liczba pokoi dla wskazanej liczby osób w pokoju. A mając od organizatora rooming listę, zapełnienie rezerwacji grupowej nazwiskami gości jest banalnie proste.
Prosta obsługa grupowych rezerwacji
Czy rezerwacja na cztery pokoje dla firmy już jest grupowa, a na cztery pokoje dla osoby indywidualnej już nie? hotellion nie różnicuje tak rezerwacji. Ma po prostu przyjąć rezerwację na jeden pokój albo na 5 pokoi, albo na 80 pokoi.
Rezerwacja na jeden pokój różni się od rezerwacji na 9 pokoi tym, że po wybraniu terminu i liczby osób w pokoju na klawiaturze wybiera się ‘1’ albo ‘9’. Dla liczby dwucyfrowej trzeba dodatkowo wcisnąć „=”. Ot i cała różnica.
Oczywiście jeśli grupa potrzebuje zróżnicowanych terminów przyjazdów, wyjazdów, oferty pakietów itd. – proces będzie dłuższy, ale dla samego charakteru rezerwacji, grupowa czy indywidualna nie ma w systemie hotellion żadnego znaczenia.
Dla rezerwacji wielopokojowej warto wygenerować rooming-listę i przesłać organizatorowi do uzupełnienia, a po jej zwrocie – zaimportować ją do systemu.
System hotellion z taką sama łatwością pracuje z rezerwacjami indywidualnymi, jak i grupowymi.
Prawidłowe zarządzanie depozytami
System hotellion, będący liderem w zakresie automatycznej współpracy z programem FK, uwzględnia zgodnie z prawem, specyfikę instytucji depozytu.
Depozyt czy przedpłata – rzecz w szczegółach
Depozyt to oddane przez gościa na przechowanie środki. Jeśli są prawidłowo obsłużone odpowiednimi dokumentami, są bardzo korzystnym dla hotelu portfelem finansowym, nie skutkującym naliczeniami fiskalnymi.
Przez zmiany w przepisach fiskalnych i wprowadzone restrykcje stracił na atrakcyjności, bo łatwo go pomylić z przedpłatą. Ale polskie prawo dopuszcza wykorzystanie depozytu – oczywiście przestrzegając przepisów prawa fiskalnego.
System hotellion potrafi prawidłowo zadbać o obsługę depozytu. Dba o wymagany komplet dokumentów i pozwala elastyczniej zarządzać zasobami finansowymi w hotelu.
System hotellion prawidłowo, zgodnie z obowiązującym prawem dba o depozyty gości, odróżniając je od przedpłat, co pozwala na swobodne ich wykorzystanie bez obawy o konflikt z prawem fiskalnym.