Bezobsługowe księgowanie przy wsparciu USALI
Bezobsługowe księgowanie przy wsparciu USALI
System hotellion, stworzony specjalnie na polski rynek, oferuje pełną zgodność z polskim prawem skarbowym oraz automatyczne księgowania dzięki integracji z programem FK. Wspiera również standard USALI, dostarczając cenne dane analityczne do zarządzania operacyjnego i umożliwiając precyzyjny podział przychodów z usług z uwzględnieniem zmian cen. Hotellion to jedyny polski system PMS, który w pełni obsługuje przedpłaty, od ich wystawienia po zaksięgowanie.
Dokumenty fiskalne pod specjalną kontrolą
System hotellion, jako produkt polski, stworzony na polski rynek, został wyposażony w moduł księgowania stosujący dokładnie przepisy polskiego prawa skarbowego.
Połączenie systemu z programem FK skutkuje uruchomieniem automatycznych księgowań, praktycznie nie wymagających interwencji działu finansowego.
Automatyczne księgowania wszystkich transakcji
Nie ma człowieka nieomylnego, więc nie ma i bezbłędnego programu. A już na pewno nie da się uniknąć błędu przy konfiguracji systemu i przypisania usług do obu kont księgowych: podstawowego i pomocniczego.
System hotellion został nauczony prawidłowego transferu danych do FK. Nie tylko wysyła dane do systemu księgowego, ale nawiązuje z nim dialog. Sprawdza czy transakcje są kompletne, a w przypadku pojawienia się błędów ponawia transmisję błędnego zestawu dokumentów do skutku, za każdym razem sprawdzając, które transakcje w FK zostały zaakceptowane, a które odrzucone.
Podobny dialog system nawiązuje z drukarką fiskalną, której wszystkie zapisy można znaleźć bezpośrednio w programie hotellion. System po zarejestrowaniu transakcji na drukarce „odpytuje ją” i rejestruje zawartość wydrukowanych paragonów wraz z ich numerem i wszelkimi ich cechami.
Zleca też samodzielnie wykonanie raportu dobowego i przyjmuje raport z jego wykonania.
Tym sposobem fiskalizacja staje się na tyle precyzyjna, a system wiarygodny, że można zrezygnować z tradycyjnego drukowania równolegle i paragonów i faktur. W systemie generowany jest tylko jeden dokument – albo faktura albo paragon, a poprzez możliwość obejrzenia go w systemie odpada konieczność weryfikacji obrotów z dwóch stron.
System hotellion redukuje pracę księgowości i upraszcza rozliczenia obrotów, a poprzez zapewnienie precyzyjnej rejestracji paragonów fiskalnych – likwiduje konieczność uzgadniania sprzedaży pomiędzy drukarką fiskalną a zestawem faktur.
USALI
Nowoczesność systemu hotellion widać również w działaniu jego mechanizmów wewnętrznych wspierających analityczny standard USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry).
USALI to ujednolicony system kont. Tylko że to już nie tylko konta czysto księgowe do rozliczeń skarbowych i bilansu, lecz obszar księgowości kontrollingowej, oferującej dane dla lepszego zarządzania operacyjnego. Im lepiej źródła danych dla księgowości (tu: system recepcyjny; PMS) będą przygotowane do zasilania USALI, tym ten standard będzie miał większe znaczenie zarządcze.
Precyzyjne dane do księgowania i analiz
Porównanie funkcjonowania dowolnych przedsiębiorstw, w tym obiektów hotelowych, możliwe jest wyłącznie w warunkach przyjęcia tych samych definicjii precyzji danych do analiz. Dlatego powstało USALI – jednolity system kont, aby można było wiarygodnie porównywać kondycję i rozwój hoteli z uwzględnieniem specyfiki konkretnie tej branży.
Hotellion od początku projektowany był z wizją przygotowania go pod wykorzystanie danych w USALI. Pod precyzyjne alokowanie transakcji finansowych tak, by mechanizm USALI był w pełni funkcjonalny. By posługiwał się realnymi danymi, a nie uśrednionymi bądź wyliczanymi rozdzielnikiem.
Przykład: rabat przed przyjazdem gościa to nie jest taki sam rabat jak po jego przyjeździe. Rabat przed przyjazdem jest wynikiem negocjacji ceny i kosztem pozyskania rezerwacji. Rabat udzielany gościowi już w czasie pobytu oznacza, że któraś ze służb zawiodła, gość był niezadowolony i hotel mu to zrekompensował. To zupełnie inne rabaty.
Hotellion odróżnia i inaczej traktuje te rabaty, wymusza inne akcje i potrafi je odpowiednio zadekretować.
System hotellion zna i rozumie system USALI. Jest w stanie przesyłać do księgowości tak przygotowane zestawy danych, by księgowość zarządczo-analityczna operowała na precyzyjnych danych pochodzących bezpośrednio z systemu hotelowego, a nie posługiwała się rozdzielnikami.
Precyzyjne podziały finansowe
System hotellion pozwala swobodnie zdefiniować podział przychodu z poszczególnych usług na wszystkich służby, które pracują na pozyskanie przychodu. Samo to w sobie nie jest nowością. Robi tak wiele systemów. Ale hotellion dodatkowo pozwala na określenie polityki zmiany proporcji podziału przychodu z usług wraz ze zmianami cen przy ich rabatowaniu oraz przy ich ponoszeniu.
Precyzyjne przypisywanie przychodu do wielu służb
Przyzwyczajeni jesteśmy do tego, że w pakiecie ‘nocleg ze śniadaniem’ mamy określoną cenę śniadania, która przy rabatowaniu ceny pakietu pozostaje niezmieniona, skutkiem czego pomniejszony przychód obiektu pomniejsza przychód jedynie z pokoi.
Ale czy to jest słuszne? A jeśli będziemy negocjować przyjęcie rezerwacji na cały hotel i obniżymy mocno cenę pakietu, to czy przypadkiem gastronomia też nie będzie mieć łatwiej i nie powinna tego faktu uznać? Jeśli zgodnie z doświadczeniem szefów gastronomii kusi odpowiedź „nie”, to rozpatrzmy przykład odwrotny. W okresie bardzo dużego popytu podnosimy bardzo znacząco ceny i cieszymy się z wyższych wskaźników – czy nie podzielić się tym dodatkowym przychodem też z gastronomią?
Do Revenue Managera należy kształtowanie polityki cenowej, ale czy to, że cenę śniadania ustala się raz na zawsze, nie wynika przypadkiem z tego, że systemy tego do tej pory nie oferowały
System hotellion pozwala na precyzyjny, automatyczny podział przychodu na wszystkie służby w hotelu – jak dzielimy, gdy rabatujemy, a jak jeśli zwiększamy cenę. A to wszystko niedługo będzie potrzebne do systemu specjalizowanych analiz USALI.
Horror rozliczania przedpłat odchodzi do przeszłości
System hotellion, mając ambicję być najbardziej polskim z wszystkich systemów hotelowych PMS, jest jedynym na rynku, który potrafi zgodnie z przepisami wystawiać, śledzić, rozliczać, a na koniec księgować przedpłaty.
Śledzenie przedpłat i ich automatyczne rozliczanie i księgowanie
Prawo fiskalne jest bardzo precyzyjne: dokonana przedpłata musi być przypisana do każdej z przedpłaconych nią usług, a następnie śledzona i rozliczana tak, aby na koniec dokonać przeksięgowania całej kwoty przedpłaty z konta przyszłych przychodów – tzw. ósemek, na konto przychodów bieżących – tzw. siódemek. Co to oznacza w praktyce wie tylko księgowość: tasiemce stron z wykazem przyjętych przedpłat, wykonanych usług, zakończonych usług i odhaczanie ich kolejno ołówkiem.
To nareszcie nie jest już potrzebne. Hotellion wykonuje tę pracę samodzielnie. Samodzielnie też z chwilą zakończenia ostatniej przedpłaconej usługi dokonuje odpowiedniego przeksięgowania ( w każdym dniu tygodnia, nie przerywając pracy, w niedziele czy święta). To nie krok do przodu w prawidłowym księgowaniu transakcji w hotelu, ale to olbrzymi skok.
System hotellion likwiduje w księgowości ogromną część pracy, która dotychczas musiała być wykonywana w większości ręcznie. Faktury przedpłatowe, faktury rozliczające, rozliczenia zerowe. gdy kwota rozliczenia jest równa kwocie przedpłaty – to wszystko obsłużone jest automatycznie przez system.