Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jeden z najważniejszych kroków w cyfryzacji rozliczeń przedsiębiorstw w Polsce. W branży hotelarskiej oznacza to konieczność dostosowania codziennych procesów – takich jak wystawianie faktur, korekty, zaliczki czy dokumenty rezerwacyjne – do nowych standardów technicznych i prawnych.
hotellion — jako pierwszy system PMS w Polsce — zaoferował pełną integrację z KSeF już półtora roku temu. Dzięki temu hotele pracujące z naszym rozwiązaniem mogły jako jedne z pierwszych rozpocząć testowanie i wdrażanie nowego modelu fakturowania.
📌 Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, przez którą przedsiębiorcy mają obowiązek wystawiać, odbierać i przechowywać faktury w formacie XML. Każdy dokument przechodzi przez system, który nadaje mu unikalny numer i datę odbioru. A zatem tylko faktury przesłane i przyjęte w KSeF są prawnie ważne.
🗓️ Najważniejsze daty
✅ hotellion i KSeF – gotowe od dawna
Już w 2024 roku hotellion był przygotowany na pełną integrację z KSeF:
-
Automatyczne generowanie faktur strukturalnych (zaliczkowych, końcowych, korekt).
-
Wysyłka dokumentów bezpośrednio do KSeFu za pomocą API.
-
Automatyczne pobieranie UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru).
-
Obsługa rezerwacji, voucherów, zaliczek, faktur B2C z NIP — zgodnie z wymaganiami KSeF.
Dzięki temu nasi klienci:
-
unikną ręcznego eksportowania danych,
-
będą mieli pełne bezpieczeństwo i zgodność z przepisami,
-
skorzystają z bezbłędnej automatyzacji wystawiania faktur.
🧾 Co zmienia KSeF w hotelach?
-
nie można wystawiać faktur tylko „dla siebie” – każda musi przejść przez system MF,
-
faktury papierowe i PDF przestaną mieć moc prawną (poza wyjątkami),
-
obowiązują nowe terminy wystawiania i korekt (np. brak dowolnego numerowania),
-
trzeba zapewnić dostęp odpowiednim pracownikom (recepcja, finanse),
-
konieczne jest działanie awaryjne w przypadku braku internetu lub przerwy w systemie.
💼 Co musisz zrobić w hotelu?
Zidentyfikuj termin wejścia obowiązku Krajowego Systemu eFaktur – zależny od skali Twojego hotelu.
Zweryfikuj, czy Twój obecny system hotelowy obsługuje KSeF – hotellion jest gotowy już teraz.
Przydziel uprawnienia do systemu – kto wystawia faktury, kto może je pobierać, kto analizuje raporty.
Przeprowadź testowe fakturowanie w KSeF – zanim stanie się to obowiązkowe.
Zadbaj o procedury awaryjne – np. wystawianie offline z późniejszym dosłaniem do Krajowego Systemu eFaktur.
📣 Skontaktuj się z nami
Jeśli prowadzisz hotel i chcesz mieć pewność zgodności z najnowszymi wymogami oraz komfort pracy z intuicyjnym systemem hotelowym, skontaktuj się z nami. Z przyjemnością pokażemy Ci, jak hotellion może uprościć cały proces i przygotować Twój obiekt na nowe przepisy.
