Niniejsze Warunki użytkowania określają zasady korzystania z platformy szkoleniowej hotellionEDU („Platforma”) powiązanej z systemem hotellion. Prosimy o uważne zapoznanie się z treścią przed rozpoczęciem korzystania z Platformy.

1. Postanowienia ogólne

1.1. Operatorem Platformy jest PMS Labs Sp. z o.o. („Operator”). Dane identyfikacyjne, adresowe oraz kontaktowe Operatora mogą zostać zaktualizowane w dokumentacji wdrożeniowej i na stronie internetowej systemu hotellion.

1.2. Korzystając z Platformy, użytkownik („Użytkownik”) potwierdza, że zapoznał się z niniejszymi Warunkami, akceptuje je i zobowiązuje się do ich przestrzegania.

1.3. Platforma przeznaczona jest w szczególności dla pracowników i współpracowników obiektów hotelowych korzystających z systemu hotellion.

2. Zakres usług

2.1. Platforma umożliwia w szczególności:

• dostęp do modułów szkoleniowych dotyczących obsługi systemu hotellion,
• realizację testów wiedzy i quizów,
• korzystanie z bazy wiedzy,
• komunikację z agentem AI „Lio”,
• monitorowanie postępów szkoleniowych przez kadrę zarządzającą.

2.2. Platforma może być rozwijana; Operator zastrzega sobie prawo do dodawania, modyfikowania lub usuwania funkcjonalności bez konieczności wcześniejszego powiadamiania, o ile nie wpływa to na podstawowy charakter usługi.

3. Dostęp i wymagania techniczne

3.1. Korzystanie z Platformy wymaga:

• urządzenia z dostępem do internetu,
• aktualnej przeglądarki internetowej lub zgodnej aplikacji mobilnej,
• indywidualnego konta użytkownika, jeżeli zostało ono przydzielone.

3.2. Użytkownik odpowiada za bezpieczeństwo urządzenia końcowego oraz poufność swoich danych logowania.

4. Zasady korzystania z Platformy

4.1. Użytkownik zobowiązuje się w szczególności do:

• korzystania z Platformy wyłącznie w zgodzie z jej przeznaczeniem oraz obowiązującym prawem,
• nieudostępniania danych logowania osobom nieupoważnionym,
• powstrzymania się od działań, które mogłyby zakłócić działanie Platformy lub naruszyć bezpieczeństwo danych innych użytkowników,
• poszanowania praw autorskich i innych praw własności intelektualnej Operatora i podmiotów współpracujących.

4.2. Zabronione jest w szczególności:

• kopiowanie, masowe pobieranie lub publiczne udostępnianie treści Platformy bez zgody Operatora,
• próba obejścia zabezpieczeń technicznych Platformy,
• wprowadzanie złośliwego oprogramowania oraz działania o charakterze ataku na system.

5. Licencja i własność intelektualna

5.1. Wszystkie materiały szkoleniowe, treści tekstowe, graficzne, audio i wideo, układ interfejsu, a także rozwiązania techniczne zastosowane w Platformie podlegają ochronie prawnej i stanowią własność Operatora lub odpowiednich licencjodawców.

5.2. Użytkownik otrzymuje niewyłączną, odwoływalną licencję do korzystania z Platformy oraz udostępnionych materiałów wyłącznie na potrzeby wykonywania obowiązków służbowych związanych z obsługą systemu hotellion.

5.3. Wszelkie szersze wykorzystanie treści (np. powielanie, komercyjna odsprzedaż, udostępnianie poza organizacją) wymaga pisemnej zgody Operatora.

6. Odpowiedzialność

6.1. Operator dokłada należytej staranności, aby Platforma działała w sposób ciągły i stabilny. Dopuszczalne są jednak przerwy w działaniu wynikające z konieczności przeprowadzenia prac serwisowych, aktualizacji lub przyczyn niezależnych od Operatora.

6.2. Operator nie ponosi odpowiedzialności za:

• skutki korzystania z Platformy niezgodnie z Warunkami lub przeznaczeniem,
• zakłócenia działania wynikające z awarii sprzętu lub łączy po stronie Użytkownika,
• utracone korzyści lub pośrednie szkody związane z czasową niedostępnością Platformy.

7. Dane osobowe i prywatność

7.1. Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników opisuje szczegółowo Polityka prywatności hotellionEDU dostępna w oddzielnym dokumencie.

7.2. Korzystanie z Platformy wymaga akceptacji Polityki prywatności, w tym zasad przetwarzania danych w celach szkoleniowych, statystycznych oraz zapewnienia bezpieczeństwa systemu.

8. Zmiany Warunków

8.1. Operator może dokonywać zmian niniejszych Warunków, w szczególności w przypadku:

• zmiany funkcjonalności Platformy,
• zmian przepisów prawa,
• konieczności doprecyzowania zasad korzystania.

8.2. Zaktualizowane Warunki będą publikowane na Platformie. Dalsze korzystanie z Platformy po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

9. Kontakt

W sprawach związanych z funkcjonowaniem Platformy, zgłoszeniem błędów lub sugestii dotyczących treści szkoleniowych Użytkownik może kontaktować się z Operatorem za pośrednictwem adresu e-mail wskazanego w panelu pomocy systemu hotellion lub na stronie internetowej Operatora.

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników Platformy hotellionEDU powiązanej z systemem hotellion.

1. Administrator danych

1.1. Administratorem danych osobowych Użytkowników jest PMS Labs Sp. z o.o. („Administrator”). Szczegółowe dane kontaktowe mogą być aktualizowane w panelu informacyjnym systemu hotellion oraz na stronie internetowej Administratora.

1.2. W przypadku, gdy obiekt hotelowy występuje jako niezależny administrator lub współadministrator danych (np. wobec własnych pracowników), informacja o tym jest przekazywana osobno przez dany obiekt.

2. Zakres przetwarzanych danych

2.1. W ramach korzystania z Platformy mogą być przetwarzane w szczególności następujące dane:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail służbowy oraz identyfikator użytkownika w systemie hotellion,
• dane dotyczące roli w obiekcie (np. recepcja, housekeeping, sprzedaż, kierownictwo),
• informacje o realizowanych modułach szkoleniowych, wynikach testów i postępie nauki,
• informacje techniczne związane z logowaniem (adres IP, znaczniki czasu, typ przeglądarki / systemu operacyjnego),
• treści wprowadzane do agenta AI „Lio” w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

3.1. Dane są przetwarzane w następujących celach:

• zapewnienie dostępu do Platformy i obsługa kont użytkowników,
• przeprowadzanie szkoleń i testów z obsługi systemu hotellion,
• monitorowanie postępów szkoleniowych pracowników na potrzeby pracodawcy,
• doskonalenie treści szkoleniowych i funkcjonalności Platformy,
• zapewnienie bezpieczeństwa technicznego Platformy, w tym wykrywanie nadużyć,
• realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. w zakresie rachunkowości),
• ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.

3.2. Podstawą prawną przetwarzania danych jest w szczególności:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem (np. udostępnienie Platformy),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora lub obiektu hotelowego (zapewnienie właściwego przeszkolenia personelu, bezpieczeństwo systemu, dochodzenie roszczeń),
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie, w jakim przetwarzanie wynika z obowiązku prawnego.

4. Odbiorcy danych

4.1. Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom współpracującym przy utrzymaniu i rozwoju systemu hotellion i Plattformy hotellionEDU (dostawcy rozwiązań IT, hostingu, analityki),
• przedstawicielom i upoważnionym pracownikom obiektu hotelowego, który zapewnia dostęp do Platformy,
• podmiotom świadczącym usługi doradcze i prawne dla Administratora,
• organom publicznym uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

4.2. Dane nie są przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, chyba że jest to wyraźnie wskazane w konfiguracji środowiska (np. korzystanie z dostawców chmurowych spoza EOG). W takim przypadku Administrator zapewnia odpowiednie zabezpieczenia prawne.

5. Okres przechowywania danych

5.1. Dane osobowe są przechowywane przez okres:

• trwania umowy lub współpracy z obiektem hotelowym,
• a następnie przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń związanych z korzystaniem z Platformy,
• krótszy, jeżeli odrębne przepisy wymagają wcześniejszego usunięcia danych.

5.2. Dane statystyczne i zanonimizowane mogą być przechowywane bezterminowo.

6. Prawa Użytkownika

Użytkownikowi przysługują w szczególności następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii,
• prawo sprostowania danych,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego.

Realizacja niektórych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa lub uzasadnionych interesów Administratora, np. gdy dane są niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń.

7. Pliki cookies i technologia śledząca

7.1. Platforma może wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania interfejsu i sesji użytkownika,
• zapamiętywania wybranych ustawień i preferencji,
• prowadzenia anonimowych statystyk dotyczących korzystania z Platformy.

7.2. Zakres stosowania plików cookies oraz możliwość ich ograniczenia opisany jest w ustawieniach przeglądarki oraz w komunikatach wyświetlanych przy pierwszym uruchomieniu Platformy.

8. Bezpieczeństwo danych

8.1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do skali i charakteru przetwarzania danych, w szczególności:

• szyfrowanie transmisji danych z wykorzystaniem protokołu TLS,
• mechanizmy kontroli dostępu i nadawania uprawnień,
• monitorowanie środowiska pod kątem zdarzeń bezpieczeństwa.

8.2. Użytkownik odpowiada za zachowanie w poufności swoich danych logowania oraz niewykorzystywanie konta w sposób sprzeczny z wewnętrznymi regulacjami pracodawcy.

9. Zmiany Polityki prywatności

9.1. Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w razie zmian przepisów prawa, funkcjonalności Platformy lub sposobu przetwarzania danych.

9.2. Zaktualizowana wersja Polityki będzie udostępniana w ramach Platformy. Dalsze korzystanie z Platformy po publikacji zmian oznacza akceptację nowej treści Polityki.

10. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych, realizacją praw Użytkownika oraz pytaniami o zakres przetwarzania danych można kontaktować się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych wskazanych w systemie hotellion lub na stronie internetowej Administratora.