Grupowy misz-masz, czyli jak zadbać o rozliczenia grupy w hotelu

Podziel się:
Logo Horeca Business Club
Artykuł: Grupowy misz-masz, czyli jak zadbać o rozliczenia grupy w hotelu

Recepcjoniści, którzy dopiero rozpoczynają swoją przygodę z hotelarstwem, podchodzą do rezerwacji grupowych z dużą ostrożnością. Skoro obsługa jednego gościa może stanowić wyzwanie – jakże problematyczna może być sytuacja przyjęcia jednocześnie 80-osobowej grupy! Doświadczony hotelarz wie natomiast, że odpowiednie wprowadzenie rezerwacji grupowej oraz przygotowanie recepcji na jej przyjazd gwarantuje szybki i elastyczny check-in, a następnie bezproblemowy pobyt grupy.

Czasami jednak na przeszkodzie staje system hotelowy oraz jakość obiegu informacji w hotelu. Błędne wprowadzenie grupy jako zbioru rezerwacji indywidualnych („bo nie wiedziałem!” lub „bo zapomniałam”) może prowadzić do sporych błędów w rozliczeniu oraz zarządzaniu grupą w PMS. Ewentualna dynamiczna zmiana pokoi z uwagi na wcześniejsze przyjazdy lub niedostępność danego pokoju staje się udręką.

Naturalnym jest, że organizator grupy przesyła rooming listę. Tyle, że… każdy z nich robi to w inny sposób. Niektórzy korzystają z pliku tekstowego, niektórzy eksportują do PDF. Część prześle listę w arkuszu Excela, a kolejna zeskanuje odręcznie napisany tekst. Dla recepcjonistów zwykle jest to katorga.

Podobnie, jak dla działu sprzedaży udostępnienie listy pokoi dla grupy – zwykle jest ona eksportowana do Excela i tam formatowana do wyglądu, który nadaje się do profesjonalnej wysyłki. Co gorsza – część organizatorów życzy sobie listy z podziałem na rodzaj pokoju, ilość osób do zakwaterowania czy terminu, w którym dany pokój jest zarezerwowany.

Z rozwiązaniem tych problemów przychodzi hotellion, czyli polski PMS, który został zaprojektowany i stworzony przez specjalistów, zajmujących się przez lata wdrażaniem i serwisowaniem największych zagranicznych systemów tego typu. hotellion nie różnicuje rezerwacji na indywidualne i grupowe, co ułatwia rozliczenia.

Co bardzo ważne – przy rezerwacji na wiele pokoi umożliwia wygenerowanie listy pokoi, a następnie wysłanie jej organizatorowi do wypełnienia. Uzupełniona lista wraca do hotelu i jest gotowa do zaimportowania do hotelliona. Łatwiej niż dotychczas, prawda?

System pozwala również swobodnie manewrować pokojami w ramach zarezerwowanej puli pokoi. Dzięki temu bez zbędnych kombinacji utrzymujemy wszystkie założenia w zakresie rodzajów pokoi, zmieniając przydzielony pokój w błyskawiczny i bezpieczny sposób w obrębie grupy.

Wydaje się, że dzięki takim funkcjonalnościom można uniknąć wielu błędów przy obsłudze grup.