Świetnym przykładem może być zakwaterowanie gości w pokojach, zlokalizowanych w pobliżu sali bankietowej, w której odbywają się imprezy firmowe czy wesela – wydaje się, że jest to permanentny problem, ponieważ można odnaleźć wiele negatywnych opinii opartych na hałasie imprez. A przecież wystarczyłoby przydzielić pokoje z rozwagą! Zdecydowanym atutem systemu PMS hotellion jest fakt, iż dokonuje on optymalizacji przydzielania pokoi – goście danego wydarzenia mogą być lokalizowani w pokojach blisko sali, a goście indywidualni otrzymają wtedy pokoje oddalone od tego miejsca – tak, by wydarzenie nie zakłócało ich pobytu. Całość funkcjonuje automatycznie, bez udziału pracownika recepcji. Ta sama funkcjonalność działa choćby w przypadku remontu części hotelu – tutaj w pierwszej kolejności przydzielane są pokoje oddalone od remontowanej strefy.

Innym aspektem, który prowadzi do nieporozumień i nieprzyjemnych sytuacji, jest konieczność pamiętania o warunkach umów korporacyjnych, które zostały podpisane przez hotel z danym klientem. Także tutaj z pomocą przychodzi hotellion – system dba o przestrzeganie wszystkich zapisów umowy, zarówno w zakresie cen, sposobów płatności, warunków anulacji, jak i standardu pokoi czy warunków rozliczania niedojazdów. Wynikające z umowy zasady wprowadza się do systemu, a ten automatycznie pilnuje, by wszystkie ustalenia były respektowane bez zaangażowania, a nawet wiedzy recepcji. System pozwala też na wprowadzanie kilku umów dla jednego klienta, np. umowy dla podróży służbowych i podróży prywatnych pracowników korporacji. Po wyborze terminu i wskazaniu firmy system sprawdza czy kontrahent ma obowiązującą w tych datach umowę. Jeśli tak – wybiera ją i wprowadza jej założenia do rezerwacji. Jeśli dostępnych umów jest więcej – system poprosi o wybranie właściwej.