Ikona: przejrzystość zarządzania i kontroli

Przejrzystość zarządzania i kontroli

Zdjęcie: rozliczenia i finanse
Ikona: przejrzystość zarządzania i kontroli

Przejrzystość zarządzania i kontroli

Zdjęcie: rozliczenia i finanse

Precyzyjne podziały finansowe

System hotellion pozwala swobodnie zdefiniować podział przychodu z poszczególnych usług na wszystkich służby, które pracują na pozyskanie przychodu. Samo to w sobie nie jest nowością. Robi tak wiele systemów. Ale hotellion dodatkowo pozwala na określenie polityki zmiany proporcji podziału przychodu z usług wraz ze zmianami cen przy ich rabatowaniu oraz przy ich ponoszeniu.

Precyzyjne przypisywanie przychodu do wielu służb

Przyzwyczajeni jesteśmy do tego, że w pakiecie ‘nocleg ze śniadaniem’ mamy określoną cenę śniadania, która przy rabatowaniu ceny pakietu pozostaje niezmieniona, skutkiem czego pomniejszony przychód obiektu pomniejsza przychód jedynie z pokoi.

Ale czy to jest słuszne? A jeśli będziemy negocjować przyjęcie rezerwacji na cały hotel i obniżymy mocno cenę pakietu, to czy przypadkiem gastronomia też nie będzie mieć  łatwiej i nie powinna tego faktu uznać? Jeśli zgodnie z doświadczeniem szefów gastronomii kusi odpowiedź „nie”, to rozpatrzmy przykład odwrotny. W okresie bardzo dużego popytu podnosimy bardzo znacząco ceny i cieszymy się z wyższych wskaźników – czy nie podzielić się tym dodatkowym przychodem też z gastronomią?

Do Revenue Managera należy kształtowanie polityki cenowej, ale czy to, że cenę śniadania ustala się raz na zawsze, nie wynika przypadkiem z tego, że systemy tego do tej pory nie oferowały

System hotellion pozwala na precyzyjny, automatyczny podział przychodu na wszystkie służby w hotelu – jak dzielimy, gdy rabatujemy, a jak jeśli zwiększamy cenę. A to wszystko niedługo będzie potrzebne do systemu specjalizowanych analiz USALI.

USALI

Nowoczesność systemu hotellion widać również w działaniu jego mechanizmów wewnętrznych wspierających analityczny standard USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry).

USALI to ujednolicony system kont. Tylko że to już nie tylko konta czysto księgowe do rozliczeń skarbowych i bilansu, lecz obszar księgowości kontrollingowej, oferującej dane dla lepszego zarządzania operacyjnego. Im lepiej źródła danych dla księgowości (tu: system recepcyjny; PMS) będą przygotowane do zasilania USALI, tym ten standard będzie miał większe znaczenie zarządcze.

Precyzyjne dane do księgowania i analiz

Porównanie funkcjonowania dowolnych przedsiębiorstw, w tym obiektów hotelowych, możliwe jest wyłącznie w warunkach przyjęcia tych samych definicjii precyzji danych do analiz. Dlatego powstało USALI – jednolity system kont, aby można było wiarygodnie porównywać kondycję i rozwój hoteli z uwzględnieniem specyfiki konkretnie tej branży.

Hotellion od początku projektowany był z wizją przygotowania go pod wykorzystanie danych w USALI. Pod precyzyjne alokowanie transakcji finansowych tak, by mechanizm USALI był w pełni funkcjonalny. By posługiwał się realnymi danymi, a nie uśrednionymi bądź wyliczanymi rozdzielnikiem.

Przykład: rabat przed przyjazdem gościa to nie jest taki sam rabat jak po jego przyjeździe. Rabat przed przyjazdem jest wynikiem negocjacji ceny i kosztem pozyskania rezerwacji. Rabat udzielany gościowi już w czasie pobytu oznacza, że któraś ze służb zawiodła, gość był niezadowolony i hotel mu to zrekompensował. To zupełnie inne rabaty.

Hotellion odróżnia i inaczej traktuje te rabaty, wymusza inne akcje i potrafi je odpowiednio zadekretować.

System hotellion zna i rozumie system USALI. Jest w stanie przesyłać do księgowości tak przygotowane zestawy danych, by księgowość zarządczo-analityczna operowała na precyzyjnych danych pochodzących bezpośrednio z systemu hotelowego, a nie posługiwała się rozdzielnikami.

Dwa systemy raportowania

System hotellion, wykorzystując wieloletnie doświadczenie jego twórców, został wyposażony w wbudowany, dojrzały system raportowania.

Jeśli z jakichś przyczyn nie wystarcza podstawowy w systemie mechanizm tabel analitycznych ad-hoc (czytaj w „Analizy bezpośrednio na ekranie”), to użycie Kreatora raportów umożliwia tworzenie unikatowych, bardziej szczegółowych i nawet wyrafinowanych raportów.

Kreator raportów

Bardzo irytującą stroną złożonych systemów informatycznych jest trudność w wykorzystaniu wszystkich danych, jakimi operują osoby najbardziej zainteresowane analizami – menadżerów i kierowników każdego szczebla.

Hotellion przychodzi z pomocą udostępniając obszerny i bardzo funkcjonalny moduł Kreatora Raportów. Za pomocą Kreatora tworzone są w systemie mocno pokomplikowane raporty, a także wszystkie dokumenty: faktury, monity, potwierdzenia rezerwacji, raporty kasowe, raporty managerskie.

Elastyczność rozwiązania jest ogromna. Od podstawowych zestawień, po możliwość przygotowania dokumentacji na posiedzenie zarządu.

System hotellion został wyposażony w dwa duże, rozbudowane i bardzo funkcjonalne mechanizmy raportowania. Oba do samodzielnego wykorzystania przez użytkowników. Do zestawień ad-hoc łatwiej posłużyć się mechanizmem tabel analitycznych, a do raportów skomplikowanych lub mających formę estetycznego dokumentu pdf – Kreatorem raportów. Oba oferują możliwość eksportu do kilkunastu formatów dokumentów.

Analizy bezpośrednio na ekranie

System hotellion ogranicza potrzebę tworzenia kolejnych raportów, umożliwiając wykonywanie analiz i zestawień bezpośrednio na ekranie.

Służą do tego tabele analityczne wykorzystywane w systemie praktycznie wszędzie. Tabele te, mając bogatą funkcjonalność znaną w większości z arkusza excel, stanowią źródło odpowiedzi na znakomitą większość pytań nasuwających się menadżerowi podczas analizy danych operacyjnych hotelu, także tych doraźnych.

Mechanizm tabel analitycznych

Chcąc ułatwić menadżerom dostęp do szybkich analiz, hotellion został wyposażony w mechanizm tabel analitycznych widocznych w systemie w bardzo wielu miejscach,  umożliwiających przekształcanie danych według potrzeb indywidualnego użytkownika, podobnie jak w powszechnych arkuszach excel.

Ustalanie zestawu kolumn, ich kolejności i szerokości, sortowanie i filtrowanie wierszy, grupowanie danych w tabeli według określonej kolumny, podsumowania całości i w grupach, a wszystko to w kontekście wybranego zakresu dat i usług – daje ogromne możliwości raportowe dostępne natychmiast, bez konieczności angażowania innych osób.

Dodatkowo układ tabel, jaki zostanie przygotowany, zapamiętany jest dla każdego użytkownika indywidualnie, więc patrząc pozornie na ten sam raport, dwie osoby mogą na ekranie mieć inna jego postać, bliższą własnym potrzebom i upodobaniom.

Każda z tabel może być szybko z systemu wyeksportowana do kilkunastu formatów danych, od PDF, przez xml, po xlsx.

System hotellion nie wymaga zaangażowania innych  do przygotowania odpowiedniego zestawienia dla zainteresowanego menadżera. Dostępny w systemie mechanizm tabel analitycznych odpowiada na znakomitą większość pytań o funkcjonowanie obiektu i dane operacyjne.